No Passo 4 do processo de aplicação da CAF deve assegurar que sejam concretizados os seguintes aspetos:

  • Participação do líder do projeto numa ação de formação sobre a CAF. Sendo este o responsável pelo projeto, torna-se muito importante que este beneficie de formação aprofundada sobre o modelo de modo a estar habilitado a conduzir o processo, bem como a gerir a formação da EA e de outras partes interessadas.
  • Participação da gestão de topo e de nível intermédio numa ação de formação, de forma voluntária, para aumentar o conhecimento e a compreensão sobre os conceitos da Gestão da Qualidade Total e sobre a autoavaliação com base no modelo CAF. Para estes destinatários poderá ser suficiente uma ação de sensibilização ou a consulta de informação clara e concisa complementada com uma sessão de esclarecimento de dúvidas organizada pelo líder do projeto.
  • Formação da(s) equipa(s) de autoavaliação. Esta formação pode ser organizada e conduzida pelo líder do projeto. Em seguida apresentam-se os conteúdos mais importantes que devem fazer parte da formação da EA:
    • Componente teórica: estrutura e dinâmica do modelo CAF; principais conceitos; fases do processo de autoavaliação e explicação dos sistemas de pontuação da CAF.
    • Exercícios práticos: elaboração de um esquema das principais partes interessadas da organização (cidadãos/clientes; políticos; fornecedores; parceiros; gestores e colaboradores); identificação dos serviços/produtos mais importantes entregues e recebidos pelas PI identificadas, bem como os processos-chave que os suportam; avaliação em conjunto de um subcritério de meios e outro de resultados, incluindo a pontuação.
  • Disponibilização à equipa, pelo líder de projeto, de um conjunto de documentos e informação relevante necessários para avaliar a organização de forma eficaz.